Foire Aux Questions

Vous participez à la 7ème édition des Jeux de la Francophonie à Nice en septembre ?

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les participants et les délégations engagés dans les Jeux.

Votre question ne figure pas parmi la liste ci-dessous ? Contactez-nous par email à delegations@nice2013.fr

 

 Accréditation

A quel moment se fait l’accréditation presse ?

Lors de l’inscription en ligne sur le site du CIJF.

 

Quelle est la photo utilisée pour les cartes d’accréditation ?

Celles fournies au CIJF (celle des passeports).

 

Quel est le niveau d’accréditation pour les services médicaux des délégations ?

Les services médicaux des délégations auront accès à tous les sites et aux zones « compétitions ». De même pour les entraineurs. C’est le CIJF qui valide ces accréditations.

Y aura-t-il un code sur les accréditations ?

Oui, il y aura un code barre qui servira à la lecture du badge par douchette (sécurité, comptabilisation, billetterie, annulation d’accréditation…).

Y aura-t-il des surclassements provisoires d’accréditation ?

Un directeur de site sera habilité à produire ce type d’accréditation après demande.

 

Les sportifs accrédités pourront-ils aller supporter les autres athlètes ?

Oui dans les tribunes participants qui seront réservées et accessibles grâce à l’accréditation. La règle est « premier arrivé, premier servi ». Dans le cas où une tribune participant est pleine, le participant pourra aller en tribune Grand Public (via la billetterie gratuite).

 

Y’a-t-il une date limite pour les accréditations ?

Le CIJF n’a pas fixé de date butoir pour les demandes d’accréditation, mais rappelle que pour certains pays, l’obtention du visa est longue et qu’il faut en tenir compte.

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 Accueil

Comment va se passer l’accueil officiel à l’aéroport ?

Une seule arrivée officielle sera prévue afin d’annoncer à la presse l’arrivée d’une délégation.

 

Est-il possible d’arriver ou de repartir plus tôt que les dates officielles ?

Une prise en charge des délégations est prévue du 4 au 16 septembre d’après le Contrats et le cahier des charges. Pour toute extension de période, le Comité d’Organisation fera tout son possible pour faciliter le travail de la délégation. Toute extension de séjours est par principe à la charge par la délégation.

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 Billetterie

Sera-t-il possible d’obtenir des invitations pour les tribunes officielles ?

C’est le protocole qui gère les invitations de la tribune présidentielle.

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 Communication

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 Compétitions sportives

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 Concours culturels

Peut-on avoir la liste des Jury/experts internationaux pour les concours culturels ?

Non, il est interdit d’avoir connaissance des jurys avant les compétitions.

 

Quelle est la date limite pour l’envoi des œuvres ? Quelle est l’adresse ?

Du 10 au 31 juillet à l’adresse suivante :

DIACOSMIE NICE La Plaine – 8, avenue Claude Debussy – 06200 Nice

 

Quelle est la date limite du retour des œuvres ?

Le 16 septembre 2013.

 

En quoi consistent les réunions techniques ?

La réunion rassemble tous les membres de chaque jury, les membres concernés du CIJF, du CNJF, les référents des concours et les responsables des délégations en lice. Elle doit permettre d’apporter les derniers réglages des concours en concertation avec toutes les parties prenantes.

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 Douane

Pour les compagnies d’aviation, y’aura-t-il des exemptions de bagages pour les athlètes et sportifs ?

Un partenariat avec Air France et des compagnies partenaires est en cours pour proposer des tarifs préférentiels, faciliter le fret et le transport de manière générale.

Est-ce que le matériel artistique qui voyage avec l’athlète doit être enregistré en ligne ?

Il faut se rapprocher des services des douanes locales. Le principe est d’utiliser la procédure simplifiée (Admission temporaire) en déclarant aux douanes du pays d’origine et du pays d’arrivée (et idem au retour). Une autre possibilité est d’envoyer en fret au préalable (procédure simplifiée via le carnet ATA et la fiche de liaison du Comité d’organisation).

 

Quelles sont les modalités d’importation pour les produits alimentaires pour le Village Partenaires ?

Il existe plusieurs organismes et de nombreuses réglementations. Il faut donc faire une démarche écrite pour les demandes spécifiques.

 

Faut-il faire un inventaire avant et après les Jeux des produits pharmaceutiques utilisés ?

C’est du ressort de l’Autorité Médicale et Pharmaceutique. Aucun inventaire n’est nécessaire au niveau de la douane.

 

Est-ce qu’on peut donner des médicaments au pays d’accueil ?

Tant qu’il s’agit d’une quantité dite « tolérable », les douanes ne sont pas concernées (se référer à la réglementation douanière : www.douane.gouv.fr).

 

Qu’est ce que le carnet ATA ?

Le Carnet d’Admission Temporaire permet de remplir un formulaire unique qui centralise toutes les formalités et simplifie les formalités douanières.

 

Quelle est la liste des pays signataires ?

Voir le site internet www.douane.gouv.fr

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 Hébergement

Y’aura-t-il un bureau de délégation dans chaque site ?

Des locaux communs seront à disposition pour les délégations résidantes sur le même site. Les locaux seront sécurisés avec la possibilité de stocker du matériel.

 

Existe-t-il un quota par délégation ?

Le chiffre est de 1 accompagnant pour 7 à circuler. Cependant, le CIJF souhaite être flexible et jugera au cas par cas.

 

Qui va loger sur le bateau ? Sachant que certaines personnes et athlètes n’ont pas l’habitude de l’eau et peuvent en pâtir.

Il n’existe pas de liste définie à ce jour. Néanmoins, une règle d’affectation prenant en compte différents critères sera mise en place.

 

Où seront logés les médias ?

Les médias seront réorientés vers la centrale de réservation partenaire Kuoni. Une gamme complète d’hébergements, à tarifs préférentiels, allant de l’hébergement à tarifs réduits jusqu’au Palace est disponible.

 

Y’aura-t-il le Wi-Fi sur le bateau ?

La demande a été faite auprès de la SNCM. Le comité d’Organisation proposera une solution le cas échéant.

 

Les journalistes auront-ils accès aux résidences ?

Les journalistes accrédités le pourront sous certaines conditions. Une procédure (notamment pour la sécurité) sera définie.

 

Quelle est la répartition des athlètes par chambre ?

Pour les cités universitaires, la capacité des chambres est de 2 personnes maximum pour 20% des chambres et 1 personne pour 80% des chambres.

Pour le bateau : la capacité maximale est de 4 personnes.

Sachant que les athlètes seront prioritaires pour les chambres individuelles.

 

Est-ce qu’il y’aura des locaux sécurisés sur les sites d’hébergement pour le matériel de valeur ?

Des locaux fermés à clé seront disponibles.

 

Y aura-t-il des parkings disponibles sur les lieux d’hébergement ?

Il y aura sur les lieux d’hébergement (ou à proximité) des parkings pour les voitures officielles. Selon la disponibilité, l’accès pour d’autres véhicules que les voitures officielles sera possible selon une procédure à définir.

 

Est-il possible d’avoir des serviettes supplémentaires ?

Non. Tous services annexes seront à la charge de la délégation.

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 Médias

Les journalistes accrédités pourront-ils se restaurer dans les cités universitaires ?

Non.

 

Où seront logés les médias ?

Les médias seront réorientés vers la centrale de réservation partenaire Kuoni. Une gamme complète d’hébergements, à tarifs préférentiels, allant de l’hébergement à tarifs réduits jusqu’au Palace est disponible.

 

Les journalistes auront-ils accès aux résidences ?

Les journalistes accrédités le pourront sous certaines conditions. Une procédure (notamment pour la sécurité) sera définie.

 

Les médias auront-ils un transport gratuit ?

Toute personne accréditée bénéficiera de la gratuité des transports en commun du 4 au 16 septembre.

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 Nice

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 Organisation

Les dates limite d’inscription sont trop éloignées du début des jeux.

Une date limite a été définie par mesure de sécurité, et notamment en ce qui concerne le délai d’obtention des visas pour certains pays. Mais le CIJF acceptera les inscriptions tardives. Cependant le CIJF et le CNJF ont besoins du nombre de participant très rapidement. Il n’existe pas de procédure de clôture de feuille nominative des participants, le remplacement des participants est possible.

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 Partenaires

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 PMR (Personnes à mobilité réduites)

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 Protocole

Sera-t-il possible d’obtenir des invitations pour les tribunes officielles ?

C’est le protocole qui gère les invitations de la tribune présidentielle.

 

Quel sera le niveau de sécurité pour les chefs d’Etats notamment lors de la Cérémonie d’ouverture ?

L’Etat français et le protocole géreront les différents moments phares (notamment Cérémonie d’ouverture) avec le protocole et la sécurité qui est du même niveau que celle du G20.

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 Référent de délégation

Quel sera le rapport entre les délégations et les référents de délégation ?

Une mise à disposition de référents de délégation sera faite de manière « permanente ». Ce référent sera le point de contact de la délégation et le représentant du Comité d’Organisation. Les délégations devront indiquer au Comité d’Organisation auprès de qui le référent prend ses instructions et délivre l’information.

 

Peut-on connaitre notre référent de délégation ?

Non, tous les référents de délégations ne sont pas encore recrutés. Le Comité d’Organisation accorde énormément d’importance à la qualité de ses bénévoles en général et notamment à la qualité des référents de délégation. Pour cette raison, le Comité d’Organisation peaufine les recrutements déjà effectués et complète sa liste de référents de délégation.

Les référents seront, cependant, en contact avec les délégations dès leur arrivée et jusqu’à leur départ.

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 Remise médaille

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 Restauration

Les journalistes accrédités pourront-ils se restaurer dans les cités universitaires ?

Non.

 

Comment va se passer la restauration le jour de la cérémonie douverture ?

Les athlètes auront une collation vers 16h30 et un repas après la cérémonie vers 22h.

 

Sera-t-il possible de se restaurer sur les autres sites dhébergement ?

Non, le principe est de se restaurer sur son lieu d’hébergement. Cependant, des exceptions existent comme la nécessité de se restaurer sur le site de compétition ou à proximité. Le Comité d’Organisation proposera des solutions.

Est-ce quil y aura des paniers repas ?

Oui, à titre exceptionnel. Une procédure spécifique sera à suivre pour demander des paniers repas pour les participants.

 

Est-ce que les délégations peuvent apporter leur nourriture ?

Il est possible pour les délégations d’apporter leur nourriture dans le respect de la législation française et des règles de sécurité.

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 Relations quotidiennes avec les délégations

Qui assiste à la réunion quotidienne ?

C’est le chef de délégation qui est invité à y participer, il peut mandater un représentant. Il peut s’agir aussi selon la dénomination spécifique de chaque délégation du chef de mission, du responsable des concours, etc. Cette réunion se veut technique et opérationnelle. Il est demandé aux délégations d’identifier l’interlocuteur le plus à même de traiter et diffuser l’information.

 

Comment les organisateurs vont communiquer avec le représentant de la délégation ?

Pour ce qui est du contact entre les organisateurs et le représentant de la délégation, est prévu de la façon suivante :

– avant les jeux, et dès maintenant par mail : delegations@nice2013.fr

– pendant les jeux, des référents de délégations serviront d’intermédiaire avec les organisateurs. De surcroit une réunion sera organisée tous les matins de 8h à 9h à la Maison des Associations, entre les organisateurs et les responsables de mission de chaque délégation. Il existera aussi une boite aux lettres pour les délégations (CIT).

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 Santé

Est-ce quon peut donner des médicaments au pays daccueil ?

Tant qu’il s’agit d’une quantité dite « tolérable », les douanes ne sont pas concernées (se référé à la réglementation douanière : http://www.douane.gouv.fr/)

 

Est-ce quil yaura un service médical sur chaque site 24h/24 ?

Des médecins urgentistes seront organisés par zone géographique de la ville 24h/24

 

Yaura-t-il un espace médical pour chaque délégation sur les sites dhébergement ?

La réservation d’espace (chambre, etc.) est possible, mais celui-ci sera limité. Il faudra surement partager des salles avec d’autres délégations sur certains bâtiments. Un planning sera à tenir.

Les soins médicaux seront-ils payants ?

Il est prévu qu’une couverture médicale sur les sites officiels et plus globalement sur Nice permettent en cas d’accident l’accès à une filière dédiée Jeux de la Francophonie et aux services de soins pour toutes les personnes accréditées. Un plafond de 5 000 € par accident est fixé. Dans le cas d’un accident grave, le principe est la stabilisation du patient et le rapatriement.

Dans le cas d’une maladie nécessitant un rapatriement, le rapatriement est pris en charge par la couverture médicale.

Tout autre type de soins médicaux (médecins, pharmacie, dentiste, ophtalmologie etc…) est à la charge de la délégation.

 

Est-ce que les médecins et thérapeuthes ont besoin d’un permis pour exercer leur profession durant les Jeux ?

Les médecins hors Union Européenne ne peuvent pas prescrire en France. Ils doivent passer par un médecin français ayant un numéro RPPS sinon le pharmacien risque de ne pas lui délivrer les médicaments. Dans ce cas, la prescription devra être faite en Dénomination Commune Internationale (DCI).

 

Quelle est la réglementation pour l’importation de médicaments ?

Pour l’importation de médicaments opiacés contre la douleur (narcotique), selon l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament, seulement 10 unités (ampoule d’un volume ou tablette) par produit sont prévues au niveau des douanes pour les urgences. Au delà, des personnes pourront en transporter s’ils peuvent justifier d’une prescription et toujours dans les mêmes limites.

 

Y a-t-il une rencontre préouverture des jeux prévue pour le secteur médical ?

Une réunion technique concernant le domaine de la santé aura lieu le jeudi 05/09 à 18h00. Nous y présenterons le dispositif médical qui sera mis en place lors des Jeux.

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 Sécurité

Est-ce que laccès aux résidences universitaires sera limité aux personnes accréditées aux Jeux ?

Les résidences universitaires (hébergement et restauration) seront réservées uniquement aux délégations. L’accès de celles-ci sera sécurisé par un portail avec badge et interphone

 

Quel sera le niveau de sécurité pour les chefs dEtats notamment lors de la Cérémonie douverture ?

L’État français et le protocole géreront les différents moments phares (notamment Cérémonie d’ouverture) avec le protocole et la sécurité qui est du même niveau que celle du G20.

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 Sites d’entrainement/répétition

Est-ce qu’il y’aura des locaux sécurisés sur les sites d’entrainements pour le matériel de valeur ?

Tous les sites officiels seront dotés d’une sécurisation spéciale et discrète de la part de l’Etat.

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 Soirées officielles

Lors de la cérémonie d’ouverture, les délégations vont-elles défiler avec les participants ?

Oui, la Cérémonie d’ouverture aura lieu le 7 septembre à 19h. Il sera demandé aux délégations de participer au défilé en se parant des costumes traditionnels les plus colorés.

Qui portera le drapeau ?

C’est un membre de la délégation. Des précisions se trouvent dans le guide du protocole.

 

Le Comité d’Organisation coordonnera t-il les réunions et soirées officielles autour des jeux de la Francophonie ?

Le CNJF demande à chaque délégation d’informer via son référent de délégation le Comité d’Organisation de toute réunion ou soirée officielle organisée par la délégation, afin de coordonner et informer toutes les délégations des plannings officiels qui pourraient intéresser les autres délégations (réception à une ambassade, soirée, etc.)

 

Quel sera le niveau de sécurité pour les chefs d’Etats notamment lors de la Cérémonie d’ouverture ?

L’État français et le protocole géreront les différents moments phares (notamment Cérémonie d’ouverture) avec le protocole et la sécurité qui est du même niveau que celle du G20.

 

Est-ce que vous avez des détails concernant la cérémonie d’ouverture ? (notamment le lieu où les délégations attendront avant de défiler) 

La cérémonie d’ouverture se déroulera sur la Promenade des Anglais de 19h à 21h. La participation des délégations est requise à partir de 17h. Les participants seront répartis sur deux zones sécurisées (Quai des Etats-Unis et Negresco) en fonction de la proximité avec leur lieu d’hébergement dans l’attente du défilé.

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 Transports

Comment louer des voitures pour les délégations ?

Le CNJF proposera un catalogue de prestataires partenaires pour des services supplémentaires à la charge des délégations (voiture, glace, restauration, pressing, visites touristiques, …).

 

Qui aura le véhicule avec chauffeur ?

D’après le cahier des charges, c’est le chef de délégation qui se voit attribuer une voiture avec chauffeur.

 

Les voitures louées auront-elles la possibilité de bénéficier de l’accès aux zones réservées sur les sites officiels (parking) ?

Chaque délégation est libre d’utiliser des véhicules en sus. Ces voitures, auront accès aux points de dépôt et de prise en charge des sites, mais ces véhicules n’auront pas d’accès aux différents parkings réservés.

Le chauffeur pourra t-il bénéficier d’une accréditation?

Pour toute demande d’accréditation complémentaire, la délégation fera la demande auprès du CNJF via le référent de délégation. Il existe également la possibilité d’une accréditation blanche (accès aux sites mais en zone réservée).

Les médias auront-ils un transport gratuit ?

Toute personne accréditée bénéficiera de la gratuité des transports en commun du 4 au 16 septembre.

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 Village

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 Visa

Quelle est la procédure de visa pour les délégations ?

Une lettre d’invitation et un tableau Excel sont fournis par le CIJF et doivent être renvoyés au CIJF. Ce tableau doit comprendre tous les membres de la délégation.

 

Quelle est la procédure de visa pour les médias ?

Si les médias font partie de la délégation, ils doivent être identifiés dans le tableau. Sinon, il faut procéder à l’inscription à travers le site web du CIJF. S’ils sont validés par le CIJF, ils bénéficieront d’une lettre d’invitation aidant à l’obtention des Visas.

 

Quel est le type de passeport pour les participants ?

N’importe quel type de passeport est autorisé du moment qu’il est valide 6 mois après la départ du territoire.

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 Divers